Een Brainstorm faciliteren: 5 valkuilen die je kunt vermijden

Wanneer je een brainstorm gaat faciliteren, bestaat er weinig spannenders dan een gezamenlijk ‘AHA’ moment. Je voelt dat de groep tot een doorbraak komt en ze hebben het probleem gekraakt.

Een plotseling collectief inzicht waardoor de wereld lijkt te verschuiven.

Als je een brainstormsessie faciliteert, hoop je op die doorbraak.

Je kunt het niet afdwingen, maar je kunt wel de juiste dingen doen voor de maximale kans op een geniale inval.

Een brainstormbijeenkomst begeleiden kan lastig zijn. Er komt veel bij kijken en er lopen meerdere groepsprocessen door elkaar.

Hieronder lees je hoe je de slagingskans van een zelf georganiseerde brainstormsessie aanzienlijk kunt vergroten. En vergelijk de voor- en nadelen van het inhuren van een externe brainstormbegeleider.

Brainstorm faciliteren: de techniek in een notendop

Een vergadering efficiënt laten verlopen kan al een beproeving zijn. Daarmee vergeleken is effectief faciliteren van een brainstorm een mentaal trapezenummer.

Je wil niet alleen dat de groepsleden naar elkaar luisteren, je wilt ook dat ze eigenaar worden van elkaars ideeën.

De deelnemers worden uit hun comfort zone gehaald zonder te weten wat het gaat opleveren. Het is een hele tour om tot écht nieuwe ideeën te komen.

En dan moet je ook nog als groep alle ideeën terugbrengen tot een paar sterke ideeën die realiseerbaar zijn.

Hoe doe je dat?

Het brainstorm proces is heel gemakkelijk uit te leggen. Als je de stappen kent en begrijpt, geeft dat je houvast terwijl je met de groep bezig bent.

1. Formuleer een motiverende startvraag.
2. Divergeren: bedenk met de groep een zo groot mogelijke variëteit aan mogelijke oplossingen.
3. Convergeren: combineer en selecteer tot je een paar sterke ideeën overhoudt.
4. Acties bepalen: zet de gekozen ideeën om in realiseerbare acties.

De belangrijkste vaardigheid die een groep in een brainstorm moet bezitten is het gezamenlijk kunnen schakelen tussen ‘creatief denken’ en ‘kritisch denken’.

De begeleider ondersteunt en stimuleert dit leerproces. In onderstaande figuur zijn deze twee attitudes gevisualiseerd.

De welbekende ‘regels’ van het brainstormen hebben allemaal als doel het creatieve ‘groei-denken’ in een groep te versterken:

1. Stel je kritiek en oordelen uit.
2. Stimuleer wilde ideeën.
3. Ga voor kwantiteit
4. Bouw verder op de ideeën van anderen

Merk hierbij op dat de bedenker van brainstormen, Alex Osborn, deze principes ‘richtlijnen’ noemde en geen ‘regels’ [Applied Imagination: Principles and Procedures of Creative Thinking].

De attitude van de deelnemers is de sleutel, niet het feit dat ze aan de ‘regels’ voldoen.

Brainstorm valkuil 1: Een verkeerd doel kiezen

Als je voor het eerst een brainstorm gaat faciliteren, zijn er vele manieren om in deze val te trappen. Ik zal er hier de meest voorkomende noemen.

Het doel motiveert niet: 

Gebrek aan motivatie kan twee oorzaken hebben. Het nut van het doel is niet duidelijk (“Waarom moeten we 20% van onze tijd staand werken?”) of het doel is onwenselijk of zelfs bedreigend (“Ik wil geen manieren bedenken om meer werk met minder mensen te doen, want dan word ik straks ontslagen!”).

Het doel is niet haalbaar: 

De haalbaarheid van een doel, hangt samen met de aanwezigheid van mensen die verantwoordelijkheid dragen en ook beslissingen kunnen nemen. Als je een groep kassamedewerkers laat brainstormen met als doel het marktaandeel van de supermarkt te vergroten, dan stuit je al gauw op de grenzen van hun invloed op het realiseren van dat doel. Zie hiervoor ook valkuil 3: de verkeerde mensen.

Het doel halen is niet wenselijk:

Het komt regelmatig voor dat er gebrainstormd wordt over een probleem waar al vele oplossingen voor beschikbaar zijn. Alleen het probleem blijft om andere redenen hardnekkig bestaan. Is er genoeg durf om een spannende beslissing te nemen? Is er sprake van verschillende belangen tussen de probleemeigenaar en de beslisser?

Het doel is onduidelijk:

Wanneer een groep op een vaag doel wordt uitgenodigd krijg je ook problemen met de motivatie. Bovendien, als je niet helder hebt wat er bereikt moet worden, kun je ook niet bepalen wat het ‘beste’ idee is. Het helder krijgen van het doel is dan je eerste opgave. Creatieve denktechnieken kun je ook inzetten om een onduidelijk doel scherper te maken.

Er is al een oplossing gekozen:

Als de beslisser al heeft gekozen hoe zij of hij het probleem wil aanpakken, dan is een brainstorm tijdverspilling. Het kan gebeuren dat er gevraagd wordt om een brainstormbijeenkomst om draagvlak te creëren voor de gekozen oplossing. Het effect zal eerder het tegenovergestelde zijn, want de deelnemers voelen zich dan niet serieus genomen. Vraag dus altijd goed door bij de probleemeigenaar en degene die eindverantwoordelijk is of er al een favoriet antwoord bestaat op de startvraag.

Brainstorm valkuil 2: Slechte voorbereiding voordat je de brainstorm gaat faciliteren

Let op bij de voorbereiding van je brainstormsessie dat je tijd steekt in het formuleren van de juiste de startvraag. Je kunt de mensen die je gaat uitnodigen hier al bij betrekken. Daarmee werk je tegelijk aan draagvlak om mee te doen aan je bijeenkomst. En je maakt de groep verantwoordelijk voor het werken aan een doel dat er toe doet.

Een ander belangrijk punt dat vaak wordt vergeten in de voorbereiding is het verzamelen en delen van kennis die te maken heeft met je onderwerp. Vergelijk het met een keukenploeg die als opdracht krijgt een nieuw menu te creëren. Als je ze vooraf geen ingrediënten laat verzamelen, hebben ze niets om mee te koken. Bereid je groep dus voor door ze informatie te geven en te laten verzamelen die te maken heeft met het op te lossen vraagstuk.

Brainstorm valkuil 3: De verkeerde mensen

Natuurlijk bestaan er geen verkeerde mensen. Je kunt wel in de voorbereiding stil staan bij de optimale samenstelling van je groep. Let hierbij op de juiste mix van:

• Mensen met een positieve en open denkhouding. Dat kunnen mensen zijn met ervaring in creatief denken. Het kunnen ook mensen zijn die van nature meedenken met anderen en gemakkelijk veel verschillende mogelijkheden zien.
• Deelnemers met de vaardigheid om kritisch te zijn. De groep moet in staat zijn om snel veel nieuwe ideeën te bedenken en oordelen uit te stellen. Maar om de veelheid terug te brengen naar een paar krachtige ideeën zijn kritische denkers bijzonder waardevol.
• Experts. Mensen met specialistische kennis of veel relevante ervaring met betrekking tot het onderwerp. Let er op dat je verschillende expertises aan boord hebt. Als je alleen maar juristen uitnodigt, is de kans groot dat je ideeën uitsluit. Juist de combinatie van verschillende experts geeft een interessante creatieve chemie.
• Buitenstaanders. Mensen die het probleem wel begrijpen maar er voor het eerst mee in aanraking komen. Zij denken op heel verrassende manieren na over je vraag en kunnen heel snel blinde vlekken aanwijzen die jij en/of de specialisten hebben.
• Organisatie rollen. Nodig iemand van de ‘werkvloer’ uit en iemand uit het MT. Heb je alleen mensen uit één afdeling of is je groep breder? Zorg er voor dat je een groep hebt die flexibel kan denken over het implementeren van een idee en ook bevoegd is een beslissing te nemen. Daarmee bespaar je veel tijd die je anders kwijt bent aan het verkopen van je ideeën aan managers of leidinggevenden van een andere afdeling.

Brainstorm valkuil 4: Verkeerde verwachtingen

Zeker bij groepen die nog weinig ervaring hebben met effectief brainstormen kunnen de verwachtingen vooraf onrealistisch zijn. Het is belangrijk daar in de voorbereiding en ook bij aanvang van de eerste sessie aandacht aan te besteden.

Creativiteit klinkt voor velen zo vrolijk en veelbelovend. Lekker even ‘out of the box’ denken en dan zijn alle problemen uit de wereld. Wie met zulke verwachtingen aan een brainstorm begint, zal snel gedemotiveerd kunnen raken.

Het bedenken van innovatieve ideeën kost nu eenmaal inspanning en tijd. Hoe kun je je deelnemers hier goed op voorbereiden als je de brainstorm zelf gaat faciliteren? Beloof ze niet dat je in een sessie van een uurtje het probleem gaat oplossen. Zeg beter dat je samen met hun het probleem wil aanpakken en dat je in een eerste sessie zo ver mogelijk wil komen met een eerste stap.

En bepaal zelf of het doel dat je nastreeft qua ambitie ook past bij de beschikbare tijd en het vaardigheidsniveau van de groep. Als je in eerste instantie weinig tijd hebt, kun je een ambitieus vraagstuk opdelen in subvragen en daar je tijd in steken.

Brainstorm valkuil 5: Luchtkastelen in plaats van actie

Als de geest uit de box is, is hij soms moeilijk weer terug te krijgen. Wat vaak fout gaat in een brainstormsessie is dat de groep alle kanten op denkt en de ideeën steeds wilder worden. Maar dat is maar een kwart van het werk. De ideeën die uit deze ‘divergerende’ fase komen, zijn de ingrediënten voor de handvol goede ideeën die je wil gaan toetsen op de realiteit. Er moet nog met de prille ideeën gekookt worden, zou je kunnen zeggen. Dat heet de ‘convergerende’ fase van een brainstorm en daar gaan de hersens pas echt kraken.

Alleen maar divergeren en dan vervolgens stoppen is luchtkastelen bouwen. Daar is niets mis mee want dat is juist wat je wil. Maar je wil het kasteel uiteindelijk wel weer op de grond krijgen. En zelfs dan is je sessie nog niet klaar.

De allerlaatste fase, die vaak wordt vergeten is het vertalen van de uitkomst (ideeën) naar handelingen (acties). Het maakt niet uit hoe je brainstorm verder verloopt, als je afsluit (en tijd neemt) voor het bepalen van een actielijst, heb je altijd winst behaald.

Een brainstorm faciliteren: een specialist inhuren of zelf doen?

Net zoals een vergadering een kundige voorzitter nodig heeft, zo is bij een brainstorm een goede procesbegeleider onmisbaar. Dit moet iemand zijn die al meerdere keren een creatieve sessie heeft begeleid en de structuur van een brainstorm overziet. Je wil iemand voor de groep hebben die het talent heeft om een losse en veilige sfeer te scheppen zodat iedereen zich vrij voelt om te zeggen wat zij of hij denkt. Daarbij hoort de vaardigheid om te sturen waar het nodig is en los te laten waar het kan.

Als je een brainstorm organiseert kun je er voor kiezen om een professionele procesbegeleider in te zetten of de bijeenkomst zelf (of door een collega laten) begeleiding. Wat zijn de voordelen en de nadelen van een externe begeleider inhuren?

Voordelen van een externe professionele begeleider

• Het scheelt je tijd. De voorbereiding wordt je voor een groot deel uit handen genomen. En iemand die regelmatig creatieve bijeenkomsten begeleidt werkt efficiënt en weet waar je allemaal aan moet denken in de voorbereiding.
• Je huurt specialistische kennis in. Veel ervaring in het groepsproces geeft meer diepgang op de inhoud. Een creatief expert heeft veel ervaring in hoe ver je het denkveld kunt oprekken. Daardoor kan hij een groep flink uitdagen om de bekende denkpaden te verlaten en uit hun comfort zone te stappen.
• Zelf deelnemen. Als initiatiefnemer heb je het voordeel dat je zelf mee kunt denken over het vraagstuk. Zeker als je zelf de probleemeigenaar bent is het de beste keuze om iemand anders de brainstorm laat faciliteren.
• Bereidwilligheid. Een goed begeleide brainstormsessie vergroot de bereidheid van collega’s om vaker deel te nemen omdat ze ervaren dat het iets oplevert dat zinvol is.

Nadelen van een externe professionele begeleider

• Je leert niet door vallen en opstaan. Je leert wel door het samen met een externe te organiseren maar je doet niet zelf de ervaring op door domme fouten te maken. Als je een paar keer hebt ervaren dat een brainstormsessie de mist in gaat, leer je veel over wat werkt en wat niet werkt in een creatief groepsproces.
• Er is budget voor nodig. Budget regelen kan gedoe zijn. Bij een brainstorm krijg je nooit de garantie dat de inhoudelijke uitkomst is waar je op hoopt. Hoe verantwoord je de uitgaven aan een externe begeleider als je niet weet wat het concreet gaat opleveren? Aan de andere kant vergroot een ervaren externe begeleider wel de kans dat de uitkomst is waar je mee verder kunt.
• Je weet niet wie je inhuurt. Als je al vaker een positieve ervaring hebt gehad met een goede begeleider, dan weet je wie je kunt bellen voor advies. Maar als je voor het eerst een nieuwe professional inhuurt, is het altijd de vraag of diegene zijn belofte waar kan maken. Soms moet je dan het risico nemen en het er op wagen.

Conclusie

Natuurlijk zijn er nog vele andere factoren die een brainstorm bijeenkomst maken of breken.

• Geschiktheid van de locatie.
• De juiste materialen.
• Creatieve werkvormen die passen bij de groep.
• Voldoende ervaring met creatieve denktechnieken.
• De juiste selectie criteria kunnen bepalen.
• De beste manieren kennen om een brainstorm op te volgen.
• Slim draagvlak kunnen creëren voor nieuwe ideeën.

Maar alleen al met de vijf valkuilen die hier beschreven staan in het achterhoofd, kun je de kans op succes van je brainstormsessie al positief beïnvloeden.

Wil je een nóg grotere slagingskans voor een aanstaande brainstorm of creatieve bijeenkomst, neem dan contact op via onderstaand formulier of plan een belafspraak in.